Berufsbedingt hatte ich mit diversen CRM – Systemen zu tun. Das mit Abstand beste CRM – System war für mich Daylite von Marketcircle. Als ich es genutzt habe, konnte man es noch über eine Serverapplikation selbst hosten. Irgendwann entschied Marketcircle, es nur noch als Cloudlösung anzubieten. Da für mich nicht zwingend die Notwendigkeit bestand, Daylite weiter zu nutzen, entschied ich mich, meine Kontakt- und Business – Daten nicht irgendwo im nirgendwo zu speichern. Was nichts daran ändert, dass Daylite selbst nach wie vor eine tolle Anwendung ist. Deshalb veröffentliche ich hier bei web38.digital einige Beiträge meines damaligen Blogs daylite-user.de.
Nun aber zum eigentlichen Thema: „Aktivitätensätze in Daylite“. Übernommen aus daylite-user.de.
Heute soll es um ein wie ich finde sehr nützliches Feature von Daylite gehen, den Aktivitätensatz. Diese unterstützen bei der systematischen Bearbeitung wiederkehrender Abfolgen von to do’s.
Bei mir ist es mal wieder soweit, die Buchhaltung für den letzten Monat steht mal wieder an. Hierbei handelt es sich um einige to do’s, welche in der selben Menge und Reihenfolge jeden Monat wieder anfallen. Ein gutes, wenn auch sehr einfaches Beispiel um die Nutzung von Aktivitätssätzen zu beschreiben. Zugegeben ein sehr einfaches, aber so erklärt sich die Systematik auch entsprechend einfach.
Kurz zum Sachverhalt:
Buchhaltung heisst für mich, folgende immer wiederkehrende Abfolge von to-dos abzuarbeiten:
1.) Belege sortieren
2.) Spesenabrechnung erstellen
3.) Belege einscannen
4.) Rechnung(en) schreiben
5.) Upload Belege zur Datev (für den Steuerberater)
6.) Kassenbuch online Datev ausfüllen (für den Steuerberater)
Im Kalender habe ich mit für den ersten Freitag im Monat einen wiederkehrenden Termin eingestellt:
Zudem habe ich in Daylite ein Projekt Buchhaltung erstellt:
Zum Beginn des Termins wähle ich das Projekt „Buchhaltung“ aus „alle Projekte“ unter Verwendung der Filterfunktion aus. Dann gehe ich auf das Kreuz im oberen rechten Eck und klicke „Neuer Aktivitätensatz“ an.
Im Pop-Up – Fenster wähle ich den Aktivitätensatz „Buchhaltung“, wähle „Erstellen“ und schon sind die entsprechenden Arbeitsschritte meiner Task-Liste hinzugefügt.
In diesem Fall alle mit Fälligkeits-Datum „heute“, da ich die Buchhaltung im Rahmen des im Kalender eingegebenen Zeitfenster heute direkt erledigen möchte.
Dann schalte ich jedwede Ablenkung (Telefon, E-Mails) ab und arbeite die Punkte entsprechend konzentriert und zügig ab.
Wie erstellt man nun aber einen Aktivitätensatz?
Zu aller erst geht man auf Daylite => Einstellungen und öffnet unter Primär die Aktivitätssätze.
Im folgenden Fenster klicken Sie unten links auf das „+“ ( (1) in Bild 7), geben dem neuen Aktivitätensatz einen Namen (2) – in meinem Beispiel „Buchhaltung“ – geben ggf. eine Beschreibung ein und geben rechts an, für welche Objekte der Aktivitätensatz gelten soll (3).
Anschließend geht es nun darum, die einzelnen to do’s anzulegen. Es ist auch möglich, statt Task auch Termine in den Aktivitätssatz zu integrieren. Dies macht in meinem Beispiel keinen Sinn, sei aber erwähnt, da bei entsprechenden Aktivitäten dies sehr sinnvoll – möglicherweise je nach Anwendungsfall sogar der interessante Part sein kann.
Doch bleiben wir vorerst bei meinem Beispiel.
Um einen task anzulegen gehen wir wieder auf das „+“ und wählen „Aufgabe hinzufügen“ aus.
Im sich nun öffnenden Eingabefenster geben wir nun den ersten Task ein, hier „Belege sortieren“. 2 Dinge bieten sich an:
1.) Ich nummeriere die Task nach Reihenfolge. So stelle ich sicher, dass die Task in meiner Tagesübersicht in der richtigen Reihenfolge erscheinen
2.) Vorweg stelle in „@@„ – somit wird bei Anlage der task der Name des Projektes mit angegeben. In meinem Beispiel wird aus „@@ 01 Belege sortieren“ in meinen Task „Buchhaltung 01 Belege sortieren“. In meinem Beispiel sicher nicht wirklich notwendig, wenn Sie jedoch den selben Aktivitätensatz für verschiedene Projekte verwenden von unschätzbarem Wert.
Nun kann ich verschiedenen Dinge bei der Anlage berücksichtigen:
Zuerst kann ich den Task einer Kategorie zuordnen sowie entsprechend Schlagworte eingeben. Wichtig für Aktivitätssätze ist die Eingabe der Fälligkeit. Hier gibt es 2 Möglichkeiten:
1.) Bezugspunkt ist der Startpunkt des Aktivitätssatzes. Ein Beispiel wäre: 5 Tage nach Start. Hierbei besteht noch die Möglichkeit, Wochentage zu überspringen.
2.) Bezugspunkt ist der Endzeitpunkt. Beispiel: 10 Tage vor Endtermin.
Damit lassen sich bei Projekten wunderbar zeitliche Abläufe darstellen und bei Teams kann dies noch dem entsprechenden Kollegen zugewiesen werden. In meinem einfachen Beispiel wird dies nicht benötigt, es handelt sich um einen internen Vorgang (Kategorie) und soll direkt am heutigen Tag erledigt werden.
Dies wiederholen wir nun für alle Task (oder ggf. Termin) des Aktivätssatzes
Das war es schon. Ich hoffe, ich konnte das Thema einigermaßen verständlich rüberbringen. Für Fragen, Anregungen und Kritik stehe ich natürlich gern zur Verfügung.